即刻止めるべし！ 知らぬ間に残業増やす、職場の5大悪習慣 （2017/6/2 瓦版）
無意識だからヤバい、残業生み出す小さな元凶
働き方改革で業務効率化に取り組む企業が増大している。同じ時間でより以上の成果を出す。重要なのは、時間密度のアップだ。そのためには、ムダの排除は必須。無意識に行っている行為がムダだとすれば、せっかくの業務効率化も無意味になる。ここでは、気付いていないとヤバい、企業を転落に誘引する5つの“悪習慣”をピックアップする。
1：ダラダラ会議
時間を浪費する典型的な職場の悪癖筆頭格。なぜダラダラしてしまうのか。会議のための会議になっているからだ。戦略会議といっても、思いつきの意見やダメ出しばかりでは、時間がいくらあっても足りない。結論を出すために会議をする。それを徹底しなければ、「じゃ、また来週」を5、6回繰り返すことになる。
対策はシンプルだ。事前に内容を周知しておく。その上で、意見もまとめておいてもらう。チャットなどで軽めのやり取りをしてしまっておくのもスピード化には貢献するだろう。それによって当事者意識も強まる。複数メンバーが時間を共有する会議は、中身がなければ×人数分の時間が無駄になる。残業をなくすためにもしっかりと意識を持とう。
より直接的なダラダラ防止策として、システムを活用する手もある。ICT事業を行うクロス・ヘッド（株）（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：関根尚）の『会議室ナビ』は、部屋パネルの設置工事が不要で手軽に導入できる低価格で省電力な会議室予約表示システム。これで会議時間を短めに設定し、その管理を徹底するだけでも時間の浪費は軽減されるハズだ。
2：マルチタスク
予定表を入力しながら、メールチェックしながら、電話もして…。これは極端にしても、一度に複数の業務をこなすビジネスパーソンは少なくない。その姿は結構かっこよかったりもする。時間も効率的に活用しているように思える。だが、実際には非効率なのだ。
研究では人間の脳は複数のことを同時にこなすようにできていないことが分かっている。つまり、ひとつにことに集中する方が効率的なのだ。多くの人がそれは分かっているだろう。だが、目の前の業務の多さについ、マルチタスクで取り組み、自己満足しているのだ。
この対策は、タスクの優先順位をしっかりつけることだ。それに基づき、優先度の高いものから確実にこなしていく。どうしてもキャパをオーバーするようなら、同僚に頼むか、上司に相談して業務量を調整すればいい。マルチタスクは生産性を上げるわけでもなく、評価を高めるモノでもない。それを認識することが実は一番の対策なのかもしれない…。
3：スマホ依存
使用を止めろというわけではない。ただ、PC並みに何でもできる小型端末を常に握りしめていると無駄にサイトをみたり、検索を乱用しがちだ。なにもいまやらなくても…。分かっていてもやってしまう魔力がスマホにはある。
もっと深刻な問題もある。スマホによる視力へのダメージだ。小さな画面を有害な光線を浴びながら閲覧する行為は、もはや自傷行為といっていい。ファンケルの調査では、スマホの長時間利用で83%が「目が疲れた経験がある」と回答。その結果、“スマホ老眼”を発症する可能性を指摘している。仕事でPCに長時間向き合うビジネスパーソンにとって、それ以外の場面でも目を酷使することは生産性を下げるばかりだ。
対策はシンプルにスマホの使用を必要最小限に抑える。それしかない。どうしても必要なら、使用する目的を決め、それ以外は使わないことを徹底する。それだけでも、かなりの時間が捻出されるハズだ。
4：持ち帰り残業
会社にとっては実はありがたいサビ残になるが、時間を浪費する悪習慣といわざる得ない。理由は、表向きは定時に帰るが、実は仕事が終わっていないからだ。これが癖になると、定時内になんとしてもその日の業務を終える習慣が身につかなくなる。結果、就業時の生産性が大幅に低下する。
アイキューブドシステムズの調査では、持ち帰り残業をしている人の内、会社に無申告なのはなんと8割以上。隠れ残業を行うビジネスパーソンは大量に潜伏している。昨今は、働き方改革の浸透で、定時帰りが広がっているが、実態はこういうことなのだ。これでは、業務改善どころか業務改悪にもなりかねず、問題はかなり深刻だ。
調査では、隠れ残業実施者の7割近くが「退職意向あり」、と回答しており、企業にとっても大きなマイナスだ。対策としては、個人が何としても定時内に業務を終える癖をつけること。そして、企業も業務量を見直すくらいの姿勢で問題に切り込む必要があるだろう。持ち帰って仕事をすることで、疲労を蓄積し、十分に回復できずに翌日を迎えるとすれば、業務効率は当然下がり、悪循環となる。退職者が増えればさらに業務負荷が増す…。ムダを超越する悪癖といえるだろう。
5：報・連・相
ビジネスにおける常識中の常識だが、悪習慣といえる。正確には、使い方次第で悪習慣になるということだ。とりわけ新入社員などは、報連相の徹底を通達され、従順に従う。それ自体は問題ないが、ともすれば、報告すること自体が目的になってしまう。
ほとんどどうでもいいようなことも報告事項に盛り込まれ、本来取り組むべきことがおろそかになる。そんなことも珍しくないだけに、ムダなのだ。それがそのまま身についてしまえば、まさに悪習慣となる。
対策は正しい使い方をすること。本当の目的は、個々が業務をスムースに進めること。従って、まず自分の意見をベースにした相談をして、その後の行動を連絡し、それによる結果を報告するという順番にすれば、目的は達成される。その進化形は、主体的に業務に取り組み、最低限の報告だけで万事OKというスタイルだ。そうなれば、時間は最大化され、会社は活力に満ち溢れる。真のマネジメント力の向上にもつながるだろう。
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